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Wir machen Kopfarbeit. Mit den Händen! Gesellschaft Craniofaciale Therapie.e.V.
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Wir machen Kopfarbeit. Mit den Händen! Gesellschaft Craniofaciale Therapie.e.V.
Fragen zum Mandat eines Vorstandsmitglieds der Gesellschaft
Kommt da viel Arbeit auf mich zu?
Im Grunde nicht. Für alles gilt: Kann, muss aber nicht. Der Vorstand ist die verbandsrechtlich notwendige Vertretung der Gesellschaft nach außen. Schon mit der Übernahme dieser repräsentativen Funktion leisten die Mitglieder des Vorstandes eine wichtige Aufgabe.
Kann mir da was durchgehen?
Nein, das Office hat die Übersicht und macht eine Terminverfolgung.
Muss ich mich mit Bürokram befassen?
Nein, gar nicht. Der "Tageskram" ist in unserem Office seit 8 Jahren in Guten Händen. Korrespondenz mit Behörden, Steuerberater, Termine, Nachfassen etc. - das macht alles unser Office. Ebenso Standard-Beantwortungen für Mitglieder oder nachfragende Patienten. Auch die Vor- und Nachbereitung der Jahreshauptversammlungen.Der Vorstand kann, muss aber hier keinen unmittelbaren Einfluss nehmen.
Habe ich Reisetätigkeit?
Nein, alle Fragen können per email oder auch Skype oder FaceTime online geklärt werden.
Muss ich mich um Mitgliedsbeiträge kümmern?
Nein, Zahlungen und Erinnerung überwacht das Office und führt sie auch aus.
Muss ich mich um andere Geldangelegenheiten kümmern?
Nein, kümmern nicht, aber der Vorstand kann nach eigenem Ermessen natürlich jederzeit von seinem Prüfungsrecht Gebrauch machen. Alle Zahlen sind transparent! Belege können jederzeit eingesehen bzw. übersandt werden. Die Liquidität ist gesichert.
Muss ich die Jahreshauptversammlung vorbereiten?
Nein. Vorbereitung und Nachbereitung erfolgt durch das Office. Dieses stellt die entsprechenden Unterlagen für den rechtsgültigen Ablauf anlässlich der JHV schriftlich zusammen:
> Einladung zur JHV
> TOP
> Vorjahresprotokoll zur Unterzeichnung
> Gegenüberstellung Einnahmen/Ausgaben
> Entlastung des Vorstandes
> etc.
Das Office erledigt ebenfalls die Anmeldung von Vorstandsänderungen oder Satzungsänderungen beim Amtsgericht und korrespondiert ggf. mit dem Notar.
(Der Aufwand für das Vorstandsmitglied ist hier vielfach lediglich das Leisten einer Unterschrift.)
Muss ich bei der Jahreshauptversammlung anwesend sein?
Es muss immer mindestens ein Mitglied des Vorstandes auf der Jahreshauptversammlung anwesend sein und die Versammlung leiten können.
Kann ich Ideen einbringen?
Gewiss, das ist sogar gewünscht!
Aber man muss sich auch über deren Umsetzung Gedanken machen.
Das Office denkt mit, aber die Aufgaben des Office sind zunächst rein verwaltungstechnischer Natur.
Wie funktionieren Entscheidungsprozesse? Was muss ich vorbereiten?
Das Office legt ausformulierte, begründete Entscheidungsfragen entscheidungsreif (!) per Schriftsatz (email) vor.
Das Vorstandsmitglied gibt seine Position hierzu schriftlich per email ab:
Entweder ein ok, eine Ergänzung oder einen (begründeten) Einspruch.
Die Entscheidung des Vorstands in der jeweiligen Sachfrage ermittelt sich aus dessen Rücksendungen an das Office als zentrale Sammelstelle. (siehe hierzu auch unten Feld: "Was sind meine Satzungsgemäßen Aufgaben")
Alle Vorstands-Mitglieder sind im Vorstandsverteiler in den Austausch einbezogen.
Sie können dafür oder dagegen stimmen oder sich der Stimme enthalten.
Wichtig ist: Entscheidungen müssen rekapitulierbar sein.
Was sind meine Satzungs-gemäßen Aufgaben?
§ 8 Der Vorstand (Auszug aus der Satzung)
1. Die Mitglieder des Vorstandes werden von der Mitgliederversammlung auf die Dauer von zwei Jahren gewählt. Sie bleiben bis zur Neuwahl des Vorstandes im Amt. Die Wiederwahl ist zulässig für maximal 3 aufeinanderfolgende Amtsperioden. Über Ausnahmen entscheidet die Mitgliederversammlung: Bei Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds ist der Vorstand berechtigt, ein neues Mitglied kommissarisch bis zur nächsten Wahl zu berufen.
2. Der Vorstand setzt sich zusammen aus:
a. dem Vorsitzenden
b. dem stellvertretenden Vorsitzenden
c. dem Beisitzer
Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch den Vorsitzenden oder dessen Stellvertreter vertreten. Jeder vertritt den Verein allein.
Die Vertretungsmacht des Vorstandes ist mit Wirkung gegen Dritte in der Weise beschränkt, dass für Rechtsgeschäfte mit einem Geschäftswert über 2000 € (i. W. zweitausend Euro) die Zustimmung der Mitgliederversammlung erforderlich ist.
3. Der Vorstand ist für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig, soweit diese nicht der Mitgliederversammlung vorbehalten sind. Er führt die laufenden Geschäfte und vertritt den Verein nach außen.
4. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens 3 Mitglieder anwesend sind. Er entscheidet mit einfacher Mehrheit, wenn nicht in dieser Satzung eine andere Bestimmung getroffen worden ist. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden, bei dessen Abwesenheit die des stellvertretenden Vorsitzenden.
5. Vorstandsbeschlüsse können auch telefonisch, schriftlich, per Telefax oder Email gefasst werden, wenn kein Mitglied des Vorstandes dieser Art der Beschlussfassung widerspricht.
6. Der Vorstand wird ermächtigt, die vom Registergericht verlangten Satzungsänderungen vorzunehmen.
Kann ich mal ein aktuelles Vorstandsmitglied oder das Office anrufen und persönlich befragen?
Ja, natürlich, der Zeitpunkt sollte aber beiden passen!
Deshalb ruft besser das Office oder Vorstands-Mitglied selbst zurück, wenn die Zeit hierzu besteht.
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